# Regularidade fiscal de CNPJ: o que compõe, onde emitir e por que acompanhar URL canônica: https://blog.documentonobrasil.com.br/regularidade-fiscal-de-cnpj-por-que-acompanhar/ Publicado em: 2026-05-13 Atualizado em: 2026-09-19 Autor: Equipe editorial Documento no Brasil (https://blog.documentonobrasil.com.br/autor/equipe-editorial/) Categoria: Empresas e CNPJ A regularidade fiscal de CNPJ é comprovada por um conjunto de certidões: federal (Receita e PGFN), estadual, municipal, trabalhista (CNDT) e do FGTS (CRF). Cada uma tem emissor e validade próprios, e basta uma positiva para travar licitação, contrato público ou crédito com recurso público. Por isso a regularidade precisa ser acompanhada continuamente. **Em resumo** - Cinco frentes independentes: federal, estadual, municipal, trabalhista e FGTS. - Certidão federal conjunta e CNDT valem 180 dias e são gratuitas. - Débito parcelado em dia gera certidão positiva com efeitos de negativa, aceita como regular. - Em contrato público, a regularidade precisa durar toda a execução, e não só a proposta. ## O que compõe a regularidade fiscal de um CNPJ? Não existe "certidão única de regularidade". O que existe é um conjunto de cinco peças, cada uma emitida por um órgão diferente, com base e validade próprias. Perder qualquer uma delas torna a empresa irregular para quem exige o conjunto, mesmo que as outras quatro estejam limpas. A lista das cinco frentes não é convenção de mercado: ela está no art. 68 da [Lei nº 14.133/2021](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/l14133.htm), que exige regularidade perante as Fazendas federal, estadual e municipal, a Seguridade Social, o FGTS e a Justiça do Trabalho. Esse tema faz parte do guia geral de [documentos para empresas organizados por finalidade](https://blog.documentonobrasil.com.br/documentos-para-empresas-como-organizar-certidoes-por-finalidade/). **As cinco frentes da regularidade fiscal de um CNPJ** | Frente | Certidão | Emissor | O que cobre | Validade | | --- | --- | --- | --- | --- | | Federal | Certidão conjunta RFB/PGFN | Receita Federal e PGFN | Tributos federais, contribuições previdenciárias e dívida ativa da União | 180 dias | | Estadual | Certidão de débitos estaduais | Sefaz do estado | ICMS e demais débitos estaduais | Varia por estado | | Municipal | Certidão de débitos municipais | Prefeitura | ISS, taxas e tributos municipais | Varia por município | | Trabalhista | CNDT | Justiça do Trabalho (portal do TST) | Débitos trabalhistas inadimplidos reconhecidos em juízo | 180 dias | | FGTS | CRF | Caixa | Depósitos e obrigações com o FGTS | Data impressa no certificado | ## Qual a diferença entre CND, certidão positiva com efeitos de negativa e certidão positiva? A diferença está na situação do débito. A certidão negativa (CND) indica que não há pendência. A positiva com efeitos de negativa (CPEN) indica que há débito, mas com exigibilidade suspensa, como num parcelamento em dia. A positiva indica débito exigível e, na prática, reprova em licitação e em crédito com recurso público. A base legal está no [Código Tributário Nacional](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5172compilado.htm): o art. 205 trata da certidão negativa e o art. 206 dá os mesmos efeitos à certidão que registre créditos não vencidos, em execução garantida por penhora ou com exigibilidade suspensa. O art. 151 lista as causas de suspensão, entre elas o parcelamento. A CNDT segue lógica parecida: pelo art. 642-A, § 2º, da [CLT](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm), débito garantido por penhora suficiente ou com exigibilidade suspensa gera certidão positiva com os mesmos efeitos da CNDT. ## Em que situações a regularidade fiscal é exigida? A exigência mais conhecida é a licitação, mas não a única. Na Lei nº 14.133/2021, o art. 63, III, cobra os documentos de regularidade fiscal depois do julgamento e apenas do licitante mais bem classificado. O art. 91, § 4º, manda a administração verificar a regularidade fiscal antes de formalizar ou prorrogar o contrato, e o art. 92, XVI, obriga o contratado a manter as condições de habilitação durante toda a execução. Fora das licitações, o art. 195, § 3º, da [Constituição Federal](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm) impede a pessoa jurídica em débito com a seguridade social de contratar com o Poder Público ou dele receber incentivos fiscais ou creditícios. O art. 27 da [Lei nº 8.036/1990](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8036consol.htm) exige o CRF em financiamentos com lastro em recursos públicos ou do FGTS. Bancos privados, compradores de empresas e clientes grandes costumam pedir parte do conjunto em cadastros e na [due diligence documental](https://blog.documentonobrasil.com.br/due-diligence-documental-como-documentos-ajudam-decisoes-melhores/). ## Onde emitir cada certidão da regularidade fiscal? Todas saem pela internet, mas em portais diferentes. A federal é emitida no serviço de [emissão de certidão de regularidade fiscal do gov.br](https://www.gov.br/pt-br/servicos/emitir-certidao-de-regularidade-fiscal), que informa atendimento imediato, gratuidade e validade de 180 dias. Basta o CNPJ; se a certidão não sair, o próprio serviço orienta a consultar a situação fiscal para identificar a pendência. A CNDT é emitida no [portal do TST](https://www.tst.jus.br/certidao1), de forma gratuita e eletrônica, como determina o art. 642-A da CLT, e certifica a empresa em relação a todos os estabelecimentos. O CRF sai na [consulta de regularidade do empregador da Caixa](https://consulta-crf.caixa.gov.br/consultacrf/pages/consultaEmpregador.jsf). Estaduais e municipais dependem do portal da Sefaz e da prefeitura; a experiência varia muito, de emissão imediata a pedido com protocolo. Os detalhes de cada esfera estão nos guias de [CND federal](https://blog.documentonobrasil.com.br/cnd-federal-por-que-empresas-e-pessoas-solicitam/), [certidão trabalhista (CNDT)](https://blog.documentonobrasil.com.br/certidao-trabalhista-cndt-utilidade-em-contratacoes-e-negocios/) e [certidão estadual](https://blog.documentonobrasil.com.br/certidao-estadual-quando-pode-ser-exigida/). ## Quanto tempo vale cada certidão e por que elas nunca vencem juntas? Porque cada frente segue uma norma diferente. A federal conjunta vale 180 dias, segundo o gov.br. A CNDT também vale 180 dias, pelo art. 642-A, § 4º, da CLT. Estaduais e municipais seguem a legislação de cada ente, e o prazo vem impresso no documento. O CRF merece atenção especial. O art. 46 do [Decreto nº 99.684/1990](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/d99684.htm), regulamento do FGTS, fixa validade de até seis meses, reduzida a 30 dias quando há parcelamento de débito. O que vale na prática é a data impressa em cada certificado, que pode ser bem menor que o teto. Consequência: quem só emite certidões quando aparece um edital vive apagando incêndio, e o certificado de prazo mais curto costuma ser o que derruba habilitações de última hora. ## A empresa tem débito: como voltar a ter certidão válida? O caminho mais rápido, quando o caixa não permite quitar, é suspender a exigibilidade do débito, em geral por parcelamento. Parcelamento em dia é causa de suspensão pelo art. 151, VI, do CTN e permite emitir a certidão positiva com efeitos de negativa. Para débitos inscritos em dívida ativa da União, a negociação é feita no [Regularize, da PGFN](https://www.regularize.pgfn.gov.br/). Segundo a página de [acordos de transação da PGFN](https://www.gov.br/pgfn/pt-br/servicos/orientacoes-contribuintes/acordo-de-transacao), além do parcelamento convencional, disponível a todos os contribuintes, há modalidades de transação com condições que variam conforme o perfil da dívida. Débitos estaduais e municipais são negociados na Sefaz e na prefeitura, com regras próprias. Microempresas e empresas de pequeno porte em licitação têm um prazo extra: o art. 43, § 1º, da [Lei Complementar nº 123/2006](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm) garante cinco dias úteis, prorrogáveis por igual período, contados da declaração de vencedora, para regularizar a restrição. ## Como acompanhar a regularidade fiscal sem ser pego de surpresa? Acompanhar é transformar a emissão de certidões em rotina, e não em reação a edital. Um roteiro que funciona: 1. **Mapeie os estabelecimentos.** Liste matriz e filiais com as respectivas inscrições estaduais e municipais, porque cada uma pode ter certidão própria. 2. **Calendarize as validades.** Registre emissão e vencimento das cinco frentes e reemita antes do prazo, com folga para a certidão municipal. 3. **Consulte a situação fiscal periodicamente.** A consulta de pendências na Receita e nos portais estaduais revela o problema antes de a certidão sair positiva. 4. **Monitore o CNPJ.** Mudança de situação cadastral, inscrição em dívida ativa e protestos são sinais antecipados; o guia de [monitoramento de CPF e CNPJ](https://blog.documentonobrasil.com.br/monitoramento-de-cpf-e-cnpj-por-que-acompanhar-mudancas/) mostra como estruturar isso. 5. **Trate débitos logo.** Parcelar assim que o débito aparece mantém a empresa com certidão válida enquanto o caixa se ajusta. 6. **Arquive os PDFs datados.** Em disputa de habilitação ou pagamento retido, a certidão original com código de autenticidade prova que a empresa estava regular naquele dia. ## Quais erros mais comuns derrubam a regularidade fiscal? O erro mais caro é confundir situação cadastral com regularidade. O [comprovante de situação cadastral do CNPJ](https://blog.documentonobrasil.com.br/comprovante-inscricao-cnpj/) pode mostrar "ativa" para uma empresa cheia de dívidas, porque ele não trata de débitos. Outros erros frequentes: esquecer uma competência do FGTS ou uma taxa municipal pequena, que torna positiva a certidão inteira; ignorar filiais, cuja inscrição local irregular derruba contratos na praça delas; deixar de reemitir durante o contrato público, o que leva a pagamento retido; e descobrir o débito na véspera do certame, sem tempo nem para parcelar. O custo real nunca é o valor do débito, e sim o contrato que não se assina enquanto a certidão está positiva. Para quem participa de licitações com frequência, o [Documento no Brasil](https://documentonobrasil.com.br/) emite o conjunto de certidões do CNPJ em todas as esferas. ## Perguntas frequentes ### Quais certidões formam a regularidade fiscal completa? São cinco frentes: certidão conjunta federal da Receita e da PGFN, certidão estadual da Sefaz, certidão municipal da prefeitura, CNDT da Justiça do Trabalho e CRF do FGTS, emitido pela Caixa. Editais, bancos e clientes podem pedir o conjunto inteiro ou só parte dele, por isso leia a exigência item por item antes de emitir. ### As certidões de regularidade fiscal são pagas? A certidão federal conjunta é gratuita, segundo o serviço oficial do gov.br, e a CNDT é gratuita por determinação do art. 642-A da CLT. Estaduais e municipais dependem da legislação de cada ente, e alguns cobram taxa. Antes de pagar a um terceiro, confira no portal oficial se a emissão direta é gratuita no seu caso. ### Tenho débito parcelado. Consigo participar de licitação? Em regra, sim. Parcelamento em dia suspende a exigibilidade do crédito tributário, conforme o art. 151 do Código Tributário Nacional, e permite emitir a certidão positiva com efeitos de negativa, que tem o mesmo valor da negativa pelo art. 206. O que reprova é o débito exigível, sem parcelamento, garantia ou decisão que suspenda a cobrança. ### Certidão negativa garante que a empresa não tem passivo? Não. A certidão prova a situação nas bases daquele órgão, na data da emissão. Débitos ainda não lançados, discussões administrativas, autuações em curso e dívidas de outras esferas não aparecem nela. Em compra de empresa ou análise de fornecedor relevante, as certidões são o começo da investigação, que precisa de análise contábil e jurídica. ### Empresa sem empregados precisa do CRF do FGTS? Muitos editais e cadastros pedem o certificado mesmo assim, porque a lei de licitações exige regularidade com o FGTS de forma geral. Empresa sem empregados costuma conseguir o CRF, mas confirme a situação na consulta da Caixa antes do prazo, sobretudo se a empresa já teve funcionários e pode ter competências pendentes. ### A CNDT precisa ser emitida para cada filial? Não. Segundo o art. 642-A, § 3º, da CLT, a CNDT certifica a empresa em relação a todos os seus estabelecimentos, agências e filiais. Já as certidões estaduais e municipais são ligadas à inscrição de cada estabelecimento, e a filial com inscrição própria pode precisar de certidão separada, conforme o edital ou o contrato. ### O que fazer se a certidão federal não for emitida? Consulte a situação fiscal no portal da Receita Federal para descobrir qual pendência impede a emissão. O relatório aponta cada pendência, como débito em aberto ou outra irregularidade cadastrada pelo fisco. Resolvida a pendência, por pagamento, parcelamento ou correção, a certidão volta a ser emitida. Débitos já inscritos em dívida ativa são negociados no Regularize, da PGFN. ### Durante um contrato público, preciso reapresentar certidões? Sim, na prática. A Lei nº 14.133/2021 obriga o contratado a manter todas as condições de habilitação durante a execução e manda a administração verificar a regularidade fiscal antes de formalizar ou prorrogar o contrato. Por isso, mantenha todas as certidões válidas enquanto durar o contrato, e não apenas na data da proposta. ## Fontes consultadas - [Lei nº 14.133/2021 — Lei de Licitações e Contratos (arts. 63, 68, 91 e 92)](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/l14133.htm) (consultado em 19/09/2026) - [Código Tributário Nacional — Lei nº 5.172/1966 (arts. 151, 205 e 206)](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5172compilado.htm) (consultado em 19/09/2026) - [CLT — Decreto-Lei nº 5.452/1943 (art. 642-A, CNDT)](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm) (consultado em 19/09/2026) - [Constituição Federal (art. 195, § 3º)](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm) (consultado em 19/09/2026) - [Lei nº 8.036/1990 — FGTS (art. 27)](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8036consol.htm) (consultado em 19/09/2026) - [Decreto nº 99.684/1990 — Regulamento do FGTS (art. 46)](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/d99684.htm) (consultado em 19/09/2026) - [Lei Complementar nº 123/2006 (art. 43)](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm) (consultado em 19/09/2026) - [gov.br — Emitir certidão de regularidade fiscal (RFB/PGFN)](https://www.gov.br/pt-br/servicos/emitir-certidao-de-regularidade-fiscal) (consultado em 19/09/2026) - [TST — Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas](https://www.tst.jus.br/certidao1) (consultado em 19/09/2026) - [Caixa — Consulta Regularidade do Empregador (CRF)](https://consulta-crf.caixa.gov.br/consultacrf/pages/consultaEmpregador.jsf) (consultado em 19/09/2026) - [PGFN — Regularize](https://www.regularize.pgfn.gov.br/) (consultado em 19/09/2026) - [PGFN — Acordos de transação](https://www.gov.br/pgfn/pt-br/servicos/orientacoes-contribuintes/acordo-de-transacao) (consultado em 19/09/2026) Conteúdo informativo. Regras podem variar por cartório, município e estado. Não substitui orientação jurídica.