Apostilamento de Haia: como usar documentos brasileiros no exterior

O que é o apostilamento de Haia e o que ele certifica?

A apostila é um certificado padronizado, emitido nos termos da Convenção da Haia de 5 de outubro de 1961, que confirma a origem de um documento público: quem assinou, em que função e, quando houver, a autenticidade do selo ou carimbo. Ela substitui a antiga cadeia de reconhecimentos no Itamaraty e no consulado do país de destino.

O ponto que mais confunde é o alcance. Segundo as perguntas frequentes do CNJ sobre a Apostila, ela “certifica apenas a origem do documento público, e não o próprio documento”: não atesta que o conteúdo está correto nem serve para uso dentro do próprio Brasil. Uma certidão com erro de grafia continua com erro depois de apostilada, e o órgão estrangeiro pode recusá-la por isso.

Desde quando o Brasil aplica a Convenção da Apostila e quem regula o serviço?

O Brasil aplica a convenção desde 14 de agosto de 2016. O Decreto nº 8.660/2016 promulgou o tratado e registra essa data como a da entrada em vigor para o país. O art. 1º da convenção define como documentos públicos os atos de autoridades e do Judiciário, os documentos administrativos, os atos notariais e as declarações oficiais apostas em documentos particulares, como o reconhecimento de firma.

No plano interno, a página da Apostila da Haia do CNJ informa que o Conselho Nacional de Justiça coordena e regulamenta o serviço. As regras operacionais estão hoje no Código Nacional de Normas do Foro Extrajudicial (Provimento CNJ nº 149/2023), no capítulo “Do Apostilamento”, que absorveu o antigo Provimento nº 62/2017. Pela tabela oficial da Conferência da Haia, atualizada em 30/06/2026, a convenção tem 130 partes contratantes, entre elas Itália, Portugal, Espanha e Estados Unidos.

Quando o documento precisa de apostila e quando não precisa?

O documento precisa de apostila quando for emitido no Brasil e usado em outro país que também seja parte da convenção. É o caso típico de certidões para cidadania europeia, diplomas para estudo, antecedentes criminais para visto e procurações para negócios fora do país. Quem define os documentos exigidos é sempre o órgão estrangeiro que vai recebê-los.

Há três situações em que a apostila não resolve ou não é necessária. Se o país de destino não aderiu à convenção, o caminho continua sendo a legalização consular, conduzida pelo Itamaraty, como explica a página do Ministério das Relações Exteriores sobre legalização e apostilamento. Se existe tratado bilateral que dispensa a legalização, como o acordo com a França citado pelo CNJ, a apostila também fica dispensada. E documentos emitidos por agentes diplomáticos ou consulares estão fora da convenção.

Quais documentos brasileiros podem ser apostilados?

Podem ser apostilados documentos públicos e documentos particulares que já tenham passado por um ato com fé pública, como o reconhecimento de firma. Na prática, os pedidos mais comuns envolvem certidões de registro civil, antecedentes criminais, diplomas e históricos, escrituras, procurações e traduções juramentadas.

• Certidões de registro civil: nascimento, casamento e óbito, em geral em certidão de inteiro teor quando o destino é um processo de cidadania.
• Antecedentes criminais: muito pedidos em vistos e naturalizações; veja os cuidados na certidão de antecedentes criminais.
• Diplomas e históricos: o Código Nacional de Normas equipara a documento público os diplomas e certificados de cursos registrados no Brasil.
• Atos notariais: escrituras, procurações públicas e reconhecimentos de firma.
• Traduções juramentadas: recebem apostila própria, separada da do documento original.

Cópias autenticadas também podem ser apostiladas, segundo o CNJ, mas nesse caso a apostila certifica a assinatura do tabelião que autenticou, não a do órgão emissor. Muitos consulados só aceitam a segunda via original da certidão, então confirme antes.

Onde fazer a apostila e quanto tempo o cartório pode levar?

A apostila é feita em cartório cadastrado no sistema eletrônico do CNJ. Pelo art. 3º do Código Nacional de Normas, todos os cartórios de notas e de registro das capitais são obrigados a prestar o serviço; no interior, o cadastramento é facultativo. A lista por estado e cidade fica na página do CNJ, na seção “Cartórios Autorizados”.

Qualquer notário ou registrador cadastrado pode apostilar, independentemente da especialidade do cartório ou da circunscrição, como prevê o art. 4º, § 1º, do mesmo código. Uma certidão emitida em Manaus pode, em regra, ser apostilada em São Paulo, desde que o cartório consiga conferir a assinatura do emissor. Pelo art. 9º, o pedido dispensa requerimento escrito, e o cartório deve dar recibo com prazo de entrega de no máximo cinco dias. Consulados e embaixadas brasileiras não apostilam; quem mora fora costuma enviar o documento a alguém de confiança no Brasil.

Quanto custa o apostilamento de Haia?

Enquanto o estado não tiver legislação específica, cada apostila custa o mesmo que uma procuração sem valor declarado. A regra está no art. 18 da Resolução CNJ nº 228/2016 e no art. 17 do Código Nacional de Normas, que a condiciona à falta de lei estadual própria — Minas Gerais e Rio de Janeiro, por exemplo, já têm item específico para a apostila (veja os valores no guia de custo e prazo da apostila por estado). Não há preço nacional: o valor muda de um estado para outro e costuma ser reajustado anualmente.

A cobrança é por documento, não por página (art. 11 do código). Uma certidão e sua tradução juramentada pagam duas apostilas, porque são documentos independentes. Em processos de família inteira, com dezenas de certidões, o custo das apostilas soma rápido. Para comparar valores e prazos entre estados, veja o guia apostila de Haia: quanto custa, prazo e onde fazer em cada estado. Órgãos da administração direta que pedem a apostila no interesse do serviço público são dispensados dos emolumentos.

Como apostilar um documento, passo a passo?

1. Confirme a exigência no destino. Pergunte ao consulado ou órgão estrangeiro quais documentos, em que formato (inteiro teor, segunda via original) e com que idade máxima de emissão eles aceitam.
2. Emita o documento atualizado. Peça a certidão ao cartório de registro ou a segunda via do documento ao órgão emissor, já no formato exigido.
3. Apostile o original. Leve ou envie o documento a um cartório autorizado; a apostila física fica afixada no próprio documento, sem entrega avulsa.
4. Faça a tradução juramentada, se exigida. Contrate um tradutor público com matrícula ativa em junta comercial.
5. Apostile a tradução. Pelo art. 15 do Código Nacional de Normas, a tradução recebe apostila própria, depois da apostila do original.
6. Confira antes de enviar. Verifique os dados da apostila e valide o número ou o QR Code no sistema do CNJ.

Apostila e tradução juramentada: qual vem primeiro?

Primeiro se apostila o documento original e depois a tradução. O art. 15, § 1º, do Código Nacional de Normas diz que o procedimento é feito “em duas apostilas distintas: apostila-se primeiro o documento público original e, posteriormente, o traduzido”. O mesmo artigo só admite apostila em tradução feita por tradutor público ou por tradutor nomeado ad hoc pela junta comercial.

A exigência de tradução é do país de destino, não do Brasil. O Consulado-Geral da Itália em São Paulo, por exemplo, exige certidão apostilada e tradução juramentada para o italiano também apostilada, e informa que as apostilas não precisam ser traduzidas. Outros países aceitam tradução feita por tradutor local. Para entender quando a tradução oficial é obrigatória, leia tradução juramentada: quando é necessária; para orçamento, veja como o preço da tradução juramentada é formado e como validar o tradutor.

Quais erros mais fazem o documento apostilado ser recusado?

O erro mais caro é apostilar um documento que o destino não aceita. A apostila não conserta dados errados, não substitui o formato exigido e não “renova” certidões antigas. Os tropeços mais frequentes em processos de cidadania e vistos são:

• Certidão antiga ou em breve relato quando o destino pede inteiro teor recente; a certidão de casamento para cidadania italiana é um exemplo clássico.
• Esquecer a apostila da tradução, que é um ato separado.
• Tentar apostilar no Brasil um documento estrangeiro: a apostila é sempre do país que emitiu o documento.
• Documento particular sem firma reconhecida: sem fé pública, o cartório não apostila.
• Apostila digital para destino que só aceita papel: o Brasil emite apostila eletrônica, mas alguns consulados ainda a recusam.

Se o gargalo for conseguir certidões atualizadas de cartórios de outras cidades, o Documento no Brasil faz o pedido e entrega a certidão pronta para apostilar. Para montar o dossiê completo, use a lista de documentos para cidadania italiana ou a lista de documentos para viagem internacional.

Perguntas frequentes

A apostila de Haia tem prazo de validade?

Não. Segundo o CNJ, a apostila não vence, mas também não prolonga a validade do documento em que foi aposta. Se o consulado exige certidão emitida há menos de seis meses, esse prazo conta a partir da emissão da certidão, e não da data da apostila. Na prática, quem define a idade máxima aceitável é o órgão estrangeiro que recebe o documento.

Posso apostilar um documento em cartório de outro estado?

Em regra, sim. O Código Nacional de Normas permite que qualquer notário ou registrador cadastrado apostile independentemente da especialidade ou da circunscrição. O cartório precisa, porém, conseguir conferir a assinatura de quem emitiu o documento, o que costuma ser feito por centrais eletrônicas de sinais públicos. Ligue antes para confirmar se ele atende aquele tipo de documento.

Consulado brasileiro no exterior faz apostila?

Não. O CNJ informa que consulados e embaixadas do Brasil não prestam o serviço de apostilamento. Quem mora fora e precisa apostilar um documento brasileiro costuma enviá-lo a um parente ou representante no Brasil, que pode pedir a apostila em nome do portador. Alguns cartórios também aceitam pedidos a distância, conforme a política de cada serventia.

Quanto tempo o cartório pode levar para entregar a apostila?

O prazo máximo é de cinco dias. O art. 9º do Código Nacional de Normas determina que o cartório dê recibo de protocolo no momento do pedido, estipulando a data de entrega, que não pode ultrapassar esse limite. Muitos cartórios entregam no mesmo dia, mas lotes grandes de documentos, comuns em cidadania, podem usar o prazo inteiro.

Cópia autenticada pode ser apostilada?

Pode, segundo o CNJ, mas a apostila vai certificar a assinatura do tabelião que autenticou a cópia, não a do órgão que emitiu o documento original. Por isso, muitos consulados recusam cópias. O Consulado da Itália em São Paulo, por exemplo, informa que fotocópias de certidões não são aceitas, mesmo autenticadas e apostiladas. Confirme com o destino antes de pagar.

Existe apostila eletrônica no Brasil?

Existe. Desde o Provimento CNJ nº 119/2021, hoje incorporado ao Código Nacional de Normas, documentos nato-digitais assinados eletronicamente podem ser apostilados sem impressão. A apostila eletrônica fica em arquivo único, logo após o documento, e é entregue em mídia ou por e-mail. A aceitação no exterior varia, e há consulados que ainda exigem papel.

Como verificar se uma apostila emitida no Brasil é verdadeira?

Toda apostila brasileira traz um QR Code e um código que permitem consultar os dados no sistema do CNJ. A página de validação de apostilas do Conselho Nacional de Justiça aponta os endereços de consulta para apostilas emitidas no sistema Apostil e no antigo sistema SEI. Se os dados não baterem com o documento, procure o cartório emissor antes de enviar.

E se o cartório errar na apostila?

O cartório refaz o ato e inutiliza a apostila errada. Pelo art. 13 do Código Nacional de Normas, se o erro foi do próprio cartório, a nova apostila sai sem custo para o solicitante. Se o erro veio de informação incorreta fornecida por quem pediu, o novo apostilamento é pago de novo. Confira os dados antes de sair do balcão.