Regularidade fiscal de CNPJ: o que compõe, onde emitir e por que acompanhar

O que compõe a regularidade fiscal de um CNPJ?

Não existe “certidão única de regularidade”. O que existe é um conjunto de cinco peças, cada uma emitida por um órgão diferente, com base e validade próprias. Perder qualquer uma delas torna a empresa irregular para quem exige o conjunto, mesmo que as outras quatro estejam limpas.

A lista das cinco frentes não é convenção de mercado: ela está no art. 68 da Lei nº 14.133/2021, que exige regularidade perante as Fazendas federal, estadual e municipal, a Seguridade Social, o FGTS e a Justiça do Trabalho. Esse tema faz parte do guia geral de documentos para empresas organizados por finalidade.

Qual a diferença entre CND, certidão positiva com efeitos de negativa e certidão positiva?

A diferença está na situação do débito. A certidão negativa (CND) indica que não há pendência. A positiva com efeitos de negativa (CPEN) indica que há débito, mas com exigibilidade suspensa, como num parcelamento em dia. A positiva indica débito exigível e, na prática, reprova em licitação e em crédito com recurso público.

A base legal está no Código Tributário Nacional: o art. 205 trata da certidão negativa e o art. 206 dá os mesmos efeitos à certidão que registre créditos não vencidos, em execução garantida por penhora ou com exigibilidade suspensa. O art. 151 lista as causas de suspensão, entre elas o parcelamento. A CNDT segue lógica parecida: pelo art. 642-A, § 2º, da CLT, débito garantido por penhora suficiente ou com exigibilidade suspensa gera certidão positiva com os mesmos efeitos da CNDT.

Em que situações a regularidade fiscal é exigida?

A exigência mais conhecida é a licitação, mas não a única. Na Lei nº 14.133/2021, o art. 63, III, cobra os documentos de regularidade fiscal depois do julgamento e apenas do licitante mais bem classificado. O art. 91, § 4º, manda a administração verificar a regularidade fiscal antes de formalizar ou prorrogar o contrato, e o art. 92, XVI, obriga o contratado a manter as condições de habilitação durante toda a execução.

Fora das licitações, o art. 195, § 3º, da Constituição Federal impede a pessoa jurídica em débito com a seguridade social de contratar com o Poder Público ou dele receber incentivos fiscais ou creditícios. O art. 27 da Lei nº 8.036/1990 exige o CRF em financiamentos com lastro em recursos públicos ou do FGTS. Bancos privados, compradores de empresas e clientes grandes costumam pedir parte do conjunto em cadastros e na due diligence documental.

Onde emitir cada certidão da regularidade fiscal?

Todas saem pela internet, mas em portais diferentes. A federal é emitida no serviço de emissão de certidão de regularidade fiscal do gov.br, que informa atendimento imediato, gratuidade e validade de 180 dias. Basta o CNPJ; se a certidão não sair, o próprio serviço orienta a consultar a situação fiscal para identificar a pendência.

A CNDT é emitida no portal do TST, de forma gratuita e eletrônica, como determina o art. 642-A da CLT, e certifica a empresa em relação a todos os estabelecimentos. O CRF sai na consulta de regularidade do empregador da Caixa. Estaduais e municipais dependem do portal da Sefaz e da prefeitura; a experiência varia muito, de emissão imediata a pedido com protocolo. Os detalhes de cada esfera estão nos guias de CND federal, certidão trabalhista (CNDT) e certidão estadual.

Quanto tempo vale cada certidão e por que elas nunca vencem juntas?

Porque cada frente segue uma norma diferente. A federal conjunta vale 180 dias, segundo o gov.br. A CNDT também vale 180 dias, pelo art. 642-A, § 4º, da CLT. Estaduais e municipais seguem a legislação de cada ente, e o prazo vem impresso no documento.

O CRF merece atenção especial. O art. 46 do Decreto nº 99.684/1990, regulamento do FGTS, fixa validade de até seis meses, reduzida a 30 dias quando há parcelamento de débito. O que vale na prática é a data impressa em cada certificado, que pode ser bem menor que o teto. Consequência: quem só emite certidões quando aparece um edital vive apagando incêndio, e o certificado de prazo mais curto costuma ser o que derruba habilitações de última hora.

A empresa tem débito: como voltar a ter certidão válida?

O caminho mais rápido, quando o caixa não permite quitar, é suspender a exigibilidade do débito, em geral por parcelamento. Parcelamento em dia é causa de suspensão pelo art. 151, VI, do CTN e permite emitir a certidão positiva com efeitos de negativa.

Para débitos inscritos em dívida ativa da União, a negociação é feita no Regularize, da PGFN. Segundo a página de acordos de transação da PGFN, além do parcelamento convencional, disponível a todos os contribuintes, há modalidades de transação com condições que variam conforme o perfil da dívida. Débitos estaduais e municipais são negociados na Sefaz e na prefeitura, com regras próprias.

Microempresas e empresas de pequeno porte em licitação têm um prazo extra: o art. 43, § 1º, da Lei Complementar nº 123/2006 garante cinco dias úteis, prorrogáveis por igual período, contados da declaração de vencedora, para regularizar a restrição.

Como acompanhar a regularidade fiscal sem ser pego de surpresa?

Acompanhar é transformar a emissão de certidões em rotina, e não em reação a edital. Um roteiro que funciona:

1. Mapeie os estabelecimentos. Liste matriz e filiais com as respectivas inscrições estaduais e municipais, porque cada uma pode ter certidão própria.
2. Calendarize as validades. Registre emissão e vencimento das cinco frentes e reemita antes do prazo, com folga para a certidão municipal.
3. Consulte a situação fiscal periodicamente. A consulta de pendências na Receita e nos portais estaduais revela o problema antes de a certidão sair positiva.
4. Monitore o CNPJ. Mudança de situação cadastral, inscrição em dívida ativa e protestos são sinais antecipados; o guia de monitoramento de CPF e CNPJ mostra como estruturar isso.
5. Trate débitos logo. Parcelar assim que o débito aparece mantém a empresa com certidão válida enquanto o caixa se ajusta.
6. Arquive os PDFs datados. Em disputa de habilitação ou pagamento retido, a certidão original com código de autenticidade prova que a empresa estava regular naquele dia.

Quais erros mais comuns derrubam a regularidade fiscal?

O erro mais caro é confundir situação cadastral com regularidade. O comprovante de situação cadastral do CNPJ pode mostrar “ativa” para uma empresa cheia de dívidas, porque ele não trata de débitos.

Outros erros frequentes: esquecer uma competência do FGTS ou uma taxa municipal pequena, que torna positiva a certidão inteira; ignorar filiais, cuja inscrição local irregular derruba contratos na praça delas; deixar de reemitir durante o contrato público, o que leva a pagamento retido; e descobrir o débito na véspera do certame, sem tempo nem para parcelar. O custo real nunca é o valor do débito, e sim o contrato que não se assina enquanto a certidão está positiva.

Para quem participa de licitações com frequência, o Documento no Brasil emite o conjunto de certidões do CNPJ em todas as esferas.

Perguntas frequentes

Quais certidões formam a regularidade fiscal completa?

São cinco frentes: certidão conjunta federal da Receita e da PGFN, certidão estadual da Sefaz, certidão municipal da prefeitura, CNDT da Justiça do Trabalho e CRF do FGTS, emitido pela Caixa. Editais, bancos e clientes podem pedir o conjunto inteiro ou só parte dele, por isso leia a exigência item por item antes de emitir.

As certidões de regularidade fiscal são pagas?

A certidão federal conjunta é gratuita, segundo o serviço oficial do gov.br, e a CNDT é gratuita por determinação do art. 642-A da CLT. Estaduais e municipais dependem da legislação de cada ente, e alguns cobram taxa. Antes de pagar a um terceiro, confira no portal oficial se a emissão direta é gratuita no seu caso.

Tenho débito parcelado. Consigo participar de licitação?

Em regra, sim. Parcelamento em dia suspende a exigibilidade do crédito tributário, conforme o art. 151 do Código Tributário Nacional, e permite emitir a certidão positiva com efeitos de negativa, que tem o mesmo valor da negativa pelo art. 206. O que reprova é o débito exigível, sem parcelamento, garantia ou decisão que suspenda a cobrança.

Certidão negativa garante que a empresa não tem passivo?

Não. A certidão prova a situação nas bases daquele órgão, na data da emissão. Débitos ainda não lançados, discussões administrativas, autuações em curso e dívidas de outras esferas não aparecem nela. Em compra de empresa ou análise de fornecedor relevante, as certidões são o começo da investigação, que precisa de análise contábil e jurídica.

Empresa sem empregados precisa do CRF do FGTS?

Muitos editais e cadastros pedem o certificado mesmo assim, porque a lei de licitações exige regularidade com o FGTS de forma geral. Empresa sem empregados costuma conseguir o CRF, mas confirme a situação na consulta da Caixa antes do prazo, sobretudo se a empresa já teve funcionários e pode ter competências pendentes.

A CNDT precisa ser emitida para cada filial?

Não. Segundo o art. 642-A, § 3º, da CLT, a CNDT certifica a empresa em relação a todos os seus estabelecimentos, agências e filiais. Já as certidões estaduais e municipais são ligadas à inscrição de cada estabelecimento, e a filial com inscrição própria pode precisar de certidão separada, conforme o edital ou o contrato.

O que fazer se a certidão federal não for emitida?

Consulte a situação fiscal no portal da Receita Federal para descobrir qual pendência impede a emissão. O relatório aponta cada pendência, como débito em aberto ou outra irregularidade cadastrada pelo fisco. Resolvida a pendência, por pagamento, parcelamento ou correção, a certidão volta a ser emitida. Débitos já inscritos em dívida ativa são negociados no Regularize, da PGFN.

Durante um contrato público, preciso reapresentar certidões?

Sim, na prática. A Lei nº 14.133/2021 obriga o contratado a manter todas as condições de habilitação durante a execução e manda a administração verificar a regularidade fiscal antes de formalizar ou prorrogar o contrato. Por isso, mantenha todas as certidões válidas enquanto durar o contrato, e não apenas na data da proposta.