Segunda via de certidão: como pedir, quanto custa e qual escolher

O que é, exatamente, uma segunda via de certidão?

Segunda via é o nome popular de qualquer certidão emitida depois da primeira, a partir do mesmo registro. O cartório não guarda “vias”: guarda o livro com o assento original. Cada certidão é uma cópia autenticada do que está nesse livro no dia da emissão, e a de hoje vale tanto quanto a entregue no dia do registro.

A obrigação de fornecer certidões está no art. 16 da Lei nº 6.015/1973 (Lei de Registros Públicos), que manda os oficiais lavrar certidão do que lhes for requerido. O art. 21 acrescenta um ponto que explica por que tanta gente precisa de via nova: o oficial é obrigado a mencionar na certidão qualquer alteração posterior ao registro, como divórcio, mudança de nome ou reconhecimento de filho. A certidão antiga não mostra o que aconteceu depois dela.

Qual certidão pedir: nascimento, casamento ou óbito?

A escolha depende do fato que precisa ser provado. O Código Civil define a prova de cada um: a filiação se prova pela certidão do termo de nascimento (art. 1.603) e o casamento celebrado no Brasil, pela certidão do registro (art. 1.543). A tabela resume os usos e aponta o guia de cada documento.

Cada documento tem particularidades. Veja para que serve e quando pedir a certidão de nascimento e sua segunda via, quando é exigida a certidão de casamento atualizada e como a certidão de óbito é usada no inventário.

Breve relato, inteiro teor ou por quesitos: qual modalidade escolher?

Para a maioria dos usos no Brasil, basta a certidão em breve relato, o modelo padrão com os campos principais e as averbações nas observações. A lei prevê três formatos: inteiro teor, resumo ou relatório conforme quesitos (art. 19 da Lei nº 6.015/1973).

O inteiro teor reproduz o assento completo e é o mais pedido em cidadania estrangeira, retificações e heranças complexas. Ele exige requerimento escrito e assinado, e terceiros podem precisar de autorização judicial quando há dados sensíveis, segundo os arts. 114 a 117 do Provimento CNJ nº 149/2023. A certidão por quesitos responde a perguntas específicas sobre o registro. Os detalhes estão no guia da certidão de inteiro teor. Antes de pedir, pergunte a quem vai receber o documento qual modalidade aceita.

Quanto custa a segunda via e quem tem direito à gratuidade?

A segunda via é paga conforme a tabela de emolumentos de cada estado, e não há preço nacional. Quem se declara pobre não paga. O art. 30 da Lei de Registros Públicos isenta de emolumentos o registro de nascimento, o assento de óbito e a primeira certidão de cada um, e o § 1º estende a isenção aos reconhecidamente pobres para as demais certidões.

A prova da pobreza é simples: basta a declaração do próprio interessado, sob responsabilidade civil e criminal se for falsa (§§ 2º e 3º). A certidão gratuita não pode trazer expressão que indique pobreza (§ 4º), regra repetida no art. 45 da Lei nº 8.935/1994. Para pedidos pela central eletrônica, o art. 239 do Provimento CNJ nº 149/2023 também admite a declaração de hipossuficiência, física ou eletrônica.

Os cartórios devem afixar a tabela de custas em local visível (art. 30, § 3º-C). Pedidos feitos por outro cartório ou pela internet podem somar emolumentos de mais de uma serventia, encargos administrativos e envio, conforme o art. 239 do Provimento. Consulte a tabela do Tribunal de Justiça do estado onde está o registro.

Onde e como pedir a segunda via da certidão?

Há três caminhos: o balcão do cartório que guarda o registro, qualquer outro cartório de registro civil e a internet. Desde a Lei nº 14.382/2022, o art. 19, § 6º, da Lei nº 6.015/1973 permite pedir a qualquer serventia certidões eletrônicas de atos registrados em outra. O art. 240 do Provimento CNJ nº 149/2023 obriga os cartórios a atender pedidos por via postal, telefônica, eletrônica ou pela Central de Informações de Registro Civil (CRC).

1. Identifique o registro Reúna nome completo, data e local do fato e, se possível, a matrícula, o livro, a folha e o termo de uma certidão anterior. Sem essas informações, veja como descobrir o cartório de uma certidão.
2. Confirme a exigência Pergunte a quem vai receber qual modalidade, formato e data máxima de emissão aceita.
3. Escolha o canal Balcão do cartório de origem, outro cartório ou o portal oficial do registro civil (registrocivil.org.br), meio oficial para segunda via de nascimento, casamento e óbito.
4. Faça o pedido Para breve relato, basta identificar o registro. Para inteiro teor, prepare requerimento assinado com firma reconhecida ou assinatura digital.
5. Pague ou declare a gratuidade Pague os emolumentos do estado ou apresente a declaração de pobreza, quando for o caso.
6. Receba e confira Verifique nomes, datas e averbações antes de entregar o documento.

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Certidão digital ou em papel: qual vale mais?

As duas têm o mesmo valor. O art. 19, § 5º, da Lei nº 6.015/1973 manda que as certidões sejam fornecidas eletronicamente, com tecnologia que permita a impressão pelo usuário e a verificação de autenticidade, e o § 7º reconhece validade e fé pública tanto à certidão eletrônica quanto à impressa a partir dela.

O Provimento CNJ nº 149/2023 detalha o formato. Pelo art. 239, § 1º, a certidão eletrônica usa arquivos de longa duração, como PDF/A ou XML, com certificado digital ICP-Brasil. O § 2º diz que ela fica disponível na CRC por 30 dias corridos e proíbe o envio por e-mail comum. Quem precisa do papel pode pedir a qualquer cartório integrante da central que materialize a certidão eletrônica, pagando os emolumentos (§ 4º). Na prática, o cuidado é saber o que o destinatário aceita: arquivo original assinado, cópia impressa ou via física.

Quanto tempo o cartório tem para emitir a segunda via?

O limite legal é de 5 dias. Segundo o art. 19 da Lei de Registros Públicos, a certidão não pode ser retardada por mais de cinco dias. Para pedidos feitos pela central eletrônica, o art. 239 do Provimento CNJ nº 149/2023 prevê disponibilização em formato eletrônico em prazo não superior a cinco dias úteis, depois de pagos emolumentos e encargos.

Esses prazos valem para a emissão, não para o correio. O envio físico soma o tempo de postagem e de entrega. Se o cartório recusar ou atrasar sem motivo, o art. 20 da Lei nº 6.015/1973 permite reclamar à autoridade competente, em geral o juiz corregedor da comarca. Para provar o atraso, o oficial deve fornecer uma nota de entrega autenticada assim que receber o pedido.

A segunda via tem prazo de validade?

A lei não fixa prazo de validade para certidões de registro civil. O documento prova o que constava do livro no dia da emissão. O que muda é o registro: averbações e anotações podem ser feitas depois, e uma certidão antiga não as mostra.

Por isso, normas específicas e instituições fixam prazos próprios. O Provimento CNJ nº 149/2023 considera atualizada, em procedimentos determinados, a certidão expedida há no máximo 90 dias, como na alteração de sobrenome em cartório. Consulados podem exigir emissão ainda mais recente. Bancos, tabeliães e órgãos públicos seguem critérios próprios, que variam por estado e por instituição. A regra prática é perguntar o prazo antes de pedir e emitir a certidão por último, quando os demais documentos estiverem prontos.

O que fazer quando a segunda via chega com erro?

Primeiro, descubra se o erro está só na certidão ou também no livro. Se foi falha de digitação na emissão, o cartório pode emitir outra certidão. Se o erro está no próprio assento, é preciso retificar o registro antes de pedir nova via.

A retificação é feita no cartório, sem juiz, quando o erro não exige investigação, conforme o art. 110 da Lei nº 6.015/1973. Se o erro foi do oficial ou de seus prepostos, o § 5º dispensa o pagamento de selos e taxas. Casos que dependem de prova seguem o art. 109, com pedido ao juiz e manifestação do Ministério Público. O guia sobre erros em certidões e como identificá-los antes de usar o documento traz uma lista de conferência campo a campo.

O que muda na segunda via para uso no exterior?

Para uso fora do país, a certidão costuma precisar de apostila e, se o idioma for outro, de tradução juramentada. Muitos consulados também pedem inteiro teor e emissão recente. A exigência concreta é sempre do país de destino.

A apostila é emitida por cartórios cadastrados no sistema do Conselho Nacional de Justiça (Apostila da Haia). Quando a tradução também precisa de apostila, o art. 15 do Provimento CNJ nº 149/2023 exige duas apostilas distintas: primeiro no documento original, depois na tradução feita por tradutor público. Veja por que dados completos fazem diferença na certidão para cidadania e como funciona o apostilamento de Haia.

Perguntas frequentes

Posso pedir a segunda via da certidão de outra pessoa?

Pode, se for a certidão em breve relato. O art. 17 da Lei nº 6.015/1973 permite que qualquer pessoa peça certidão sem informar o motivo, e o Provimento CNJ nº 149/2023 dispensa requerimento e identificação nesse caso. O inteiro teor e as certidões com dados sensíveis têm regras próprias, que podem exigir autorização judicial para terceiros.

Moro em outro estado. Preciso viajar até o cartório do registro?

Não. A Lei nº 14.382/2022 permitiu pedir a qualquer cartório certidões eletrônicas de atos registrados em outro, pelo sistema eletrônico dos registros públicos. Também é possível pedir pelo portal oficial do registro civil. O custo pode incluir os emolumentos dos dois cartórios envolvidos e o envio, se você precisar da via em papel.

A segunda via é emitida no mesmo modelo da certidão antiga?

Não necessariamente. A certidão nova segue o modelo nacional atual, com a matrícula obrigatória prevista no Provimento CNJ nº 149/2023, e pode ter aparência bem diferente da via antiga, datilografada ou manuscrita. O conteúdo do registro é o mesmo, somado às averbações feitas depois. A diferença de modelo não afeta a validade.

A segunda via da certidão de casamento mostra o divórcio?

Deve mostrar, se o divórcio foi averbado. O art. 21 da Lei de Registros Públicos obriga o oficial a mencionar na certidão qualquer alteração posterior ao registro. Se o divórcio foi feito em outra cidade e ainda não chegou ao cartório do casamento, a averbação pode faltar. Nesse caso, leve a sentença ou a escritura para averbar.

Preciso de procuração para pedir a certidão de um parente?

Para breve relato, não, porque qualquer pessoa pode pedir. Para inteiro teor, o Provimento CNJ nº 149/2023 permite o pedido pelo próprio registrado, representante legal ou mandatário com poderes especiais. Depois da morte do titular, parentes em linha reta podem obter certidões com dados sensíveis sem autorização judicial, mediante requerimento.

O que é certidão negativa de registro civil?

É a certidão que declara não haver registro de determinado ato naquele cartório. Pelo art. 238 do Provimento CNJ nº 149/2023, ela só pode ser emitida depois de consulta à central de informações do registro civil, com o código da consulta impresso no documento. Costuma ser pedida quando é preciso provar a inexistência de um registro.

A certidão digital pode ser enviada por e-mail?

Não pelo cartório. O art. 239, § 2º, do Provimento CNJ nº 149/2023 proíbe o envio por correio eletrônico convencional; a certidão fica disponível para download na central por 30 dias corridos. Depois de baixá-la, você pode encaminhar o arquivo a quem precisar, lembrando que alguns destinatários exigem o arquivo original assinado digitalmente.

Quem tem direito à certidão gratuita precisa provar a renda?

Não. O art. 30, § 2º, da Lei nº 6.015/1973 diz que o estado de pobreza se comprova por declaração do próprio interessado, ou a rogo, com duas testemunhas, se ele for analfabeto. A declaração falsa gera responsabilidade civil e criminal. A certidão emitida de graça não pode conter nenhuma expressão que indique pobreza.