Como descobrir o cartório de uma certidão de nascimento, casamento ou óbito

Onde, por lei, cada registro deveria ter sido feito?

O ponto de partida é a regra de competência: cada ato do registro civil tem um lugar previsto em lei. Saber qual é essa regra reduz a busca a poucos cartórios. As regras abaixo estão na Lei nº 6.015/1973 (Lei de Registros Públicos).

Mesmo com a regra em mãos, uma cidade grande pode ter vários cartórios de registro civil, e municípios extensos podem ter um em cada distrito, como autoriza o art. 44, § 3º, da Lei nº 8.935/1994. Por isso as pistas documentais continuam decisivas. Se o objetivo final é tirar uma nova via, o guia de segunda via de certidão e as principais dúvidas de quem precisa do documento mostra o caminho completo.

A cidade que aparece como naturalidade é a do cartório?

Nem sempre. Desde a Lei nº 13.484/2017, o art. 54, § 4º, da Lei de Registros Públicos permite que a naturalidade seja o município do nascimento ou o município de residência da mãe na data do parto, à escolha de quem declara o registro. Uma criança nascida em hospital de outra cidade pode, assim, ter como naturalidade a cidade onde a família mora.

O art. 474 do Provimento CNJ nº 149/2023 resolve parte da confusão: a certidão continua a trazer, em campo próprio, o local de nascimento, que corresponde ao local do parto. Na prática, confira os dois campos. O cartório pode estar na cidade do parto ou na cidade da residência dos pais, e a naturalidade sozinha não basta para decidir.

Quais documentos da família costumam indicar o cartório?

Os registros civis se citam uns aos outros, e essa é a melhor pista. O assento de nascimento deve conter o lugar e o cartório onde os pais se casaram (art. 54, item 7º, da Lei nº 6.015/1973). O assento de óbito deve indicar o cartório de casamento do falecido e, entre outros dados, o número do registro de nascimento com livro, folha e termo (art. 80, itens 4º e 12).

O art. 107 da mesma lei manda anotar o casamento e o óbito no assento de nascimento, com remissões recíprocas. Uma certidão de nascimento atualizada de um avô, por exemplo, pode apontar onde ele se casou e onde morreu. Vale procurar também em:

• certidões de irmãos, filhos ou cônjuge, que podem mencionar o cartório de casamento ou dos pais;
• documentos de identificação antigos, que muitas vezes transcrevem os dados da certidão usada na emissão;
• escrituras, formais de partilha e processos de inventário, que costumam listar as certidões apresentadas;
• papéis guardados pela família, como a primeira via entregue na época do registro.

Para entender o que cada certidão mostra, veja os guias sobre certidão de nascimento e segunda via e sobre certidão de óbito no inventário.

Como a matrícula da certidão revela o cartório de origem?

A matrícula é o número longo impresso nas certidões de nascimento, casamento e óbito, e os seis primeiros dígitos identificam o cartório. O art. 473 do Provimento CNJ nº 149/2023 torna a matrícula obrigatória em todas as certidões, primeira ou demais vias, e define o que cada trecho significa.

O CNS é um identificador estável: segundo o art. 136-G do mesmo Provimento, cada delegação tem um único número da criação até a extinção. Os dados cadastrais das serventias ficam no sistema Justiça Aberta, do CNJ, e qualquer cartório de registro civil consegue identificar o código. Certidões muito antigas, emitidas antes da padronização, podem não trazer matrícula, e aí valem livro, folha e termo.

Como fazer a busca quando não há nenhuma pista?

Sem documento algum, o caminho é a busca nos índices. O art. 121 do Provimento CNJ nº 149/2023 garante que qualquer interessado pode buscar nos índices dos registros civis, sem justificar e sem requerimento, pagando os emolumentos fixados pela lei do estado. Cada livro tem índice alfabético pelo nome das pessoas, exigência do art. 34 da Lei de Registros Públicos.

A busca ganhou escala com a Central de Informações de Registro Civil (CRC). O art. 231 do Provimento lista entre suas funções a “CRC – Buscas”, ferramenta destinada a localizar atos de registro civil, e o art. 232 torna a adesão obrigatória para todos os cartórios do país. Encontrado o registro, o art. 239 permite pedir a certidão no mesmo ato. O portal oficial do registro civil (registrocivil.org.br) reúne os pedidos de certidões.

Há um limite a considerar. Pelo art. 235, os assentos anteriores ao Provimento nº 46/2015 foram enviados à central de forma progressiva, começando pelos mais recentes. Registros muito antigos podem exigir busca direta no cartório provável, com nome completo, data aproximada e nomes dos pais. Buscas com base em outras fontes, além dos índices, dependem de requerimento escrito fundamentado (parágrafo único do art. 121).

E se o cartório foi extinto ou mudou de nome?

O registro não desaparece: os livros passam para outro cartório. O art. 46 da Lei nº 8.935/1994 obriga o titular a guardar livros, fichas e documentos, e o art. 44 prevê que, quando uma serventia é extinta, suas atribuições são anexadas ao serviço da mesma natureza mais próximo ou ao da sede do município.

O Provimento CNJ nº 149/2023 organiza esse histórico. O art. 136-G, § 2º, manda inativar o CNS da serventia cujo acervo foi incorporado por outra, e o art. 473 diz que certidões de acervos incorporados usam o CNS do cartório que recebeu os livros, com código de acervo a partir de 02. Por isso, uma via nova do mesmo registro pode sair com código diferente da antiga. O cartório atual da cidade, o fórum local ou a corregedoria do Tribunal de Justiça do estado sabem informar quem guarda o acervo de uma serventia extinta.

Onde estão os registros de brasileiros feitos no exterior?

Nascimentos, casamentos e óbitos de brasileiros ocorridos fora do país, para produzir efeito no Brasil, são trasladados no cartório do 1º Ofício do domicílio do registrado ou, sem domicílio conhecido, no 1º Ofício do Distrito Federal, conforme o art. 32, § 1º, da Lei nº 6.015/1973. Esse traslado vai para o livro E, que existe no 1º Ofício de cada comarca (art. 33, parágrafo único).

No casamento, o Código Civil dá um prazo: pelo art. 1.544, o casamento de brasileiro celebrado no exterior deve ser registrado em 180 dias, contados da volta de um ou de ambos os cônjuges ao Brasil, no cartório do domicílio ou, na falta dele, no 1º Ofício da capital do estado. Se o traslado nunca foi feito, a certidão brasileira não existe e o caminho é providenciar o registro. Quem precisa do documento atualizado encontra os detalhes no guia da certidão de casamento atualizada.

Qual é o passo a passo para localizar o cartório e pedir a certidão?

A ordem abaixo vai da pista mais barata à mais trabalhosa. Em muitos casos, as duas primeiras etapas bastam.

1. Reúna o que já existe Separe certidões antigas da pessoa e de parentes próximos, documentos de identidade antigos e papéis de inventário ou escritura.
2. Leia a matrícula Se houver uma certidão com matrícula, anote os seis primeiros números e peça a um cartório que identifique a serventia.
3. Aplique a regra de competência Liste as cidades do parto, da residência dos pais, do casamento ou do falecimento, conforme o ato procurado.
4. Peça a busca Solicite busca nos índices a um cartório de registro civil, informando nome completo, data aproximada e filiação.
5. Solicite a certidão Com o cartório identificado, peça a via no balcão ou pelo sistema eletrônico, escolhendo breve relato ou inteiro teor conforme o uso.
6. Confira os dados Compare nomes, datas e averbações com os demais documentos da família antes de usar a certidão.

Se preferir não fazer a busca por conta própria, o Documento no Brasil pode localizar o cartório e pedir a certidão por você.

Preciso ir pessoalmente ao cartório depois de descobrir onde está o registro?

Não necessariamente. O art. 19, § 6º, da Lei nº 6.015/1973, incluído pela Lei nº 14.382/2022, permite pedir a qualquer cartório certidões eletrônicas de atos registrados em outro, por meio do Sistema Eletrônico dos Registros Públicos. O art. 240 do Provimento CNJ nº 149/2023 obriga os cartórios a atender pedidos feitos por via postal, telefônica, eletrônica ou pela CRC, pagos os emolumentos e a remessa.

Quando o pedido passa por um cartório diferente do que guarda o livro, o art. 239, § 3º, do Provimento diz que o interessado paga os emolumentos dos cartórios envolvidos, salvo gratuidade. O custo, portanto, pode ser maior do que pedir direto na origem. Para certidões que exigem requerimento, como a de inteiro teor, confirme antes quais documentos o cartório de origem aceita por meio eletrônico.

Perguntas frequentes

Consigo descobrir o cartório só com o nome da pessoa?

Muitas vezes, sim, mas quanto mais dados, melhor. A busca nos índices usa o nome, e homônimos são comuns. Informar data aproximada do fato, cidade provável e nomes dos pais reduz o risco de localizar a pessoa errada. O próprio Provimento CNJ nº 149/2023 menciona a necessidade de afastar o risco de homônimos na carga de dados da CRC.

A busca de registro é paga?

Sim, em regra. O art. 121 do Provimento CNJ nº 149/2023 garante a busca nos índices a qualquer interessado, mas respeitados os emolumentos da legislação de cada estado. O valor aparece na tabela de emolumentos publicada pelo Tribunal de Justiça. Se a busca for feita por meio de outro cartório ou de um serviço online, podem entrar taxas de intermediação e envio.

O RG informa em qual cartório a pessoa foi registrada?

Às vezes. Alguns modelos de carteira de identidade trazem, no verso, a referência à certidão usada na emissão, como cartório, livro e folha, mas isso não é uniforme entre estados e épocas. Quando existir, é uma pista útil. Convém confirmá-la com a busca, porque o cartório pode ter sido extinto ou incorporado depois da emissão do documento.

Por que a certidão nova tem um código de cartório diferente da antiga?

Provavelmente porque o cartório original foi extinto e seu acervo passou para outra serventia. Pelo art. 473 do Provimento CNJ nº 149/2023, certidões de acervos incorporados levam o código nacional do cartório que recebeu os livros e um código de acervo próprio. O registro continua o mesmo, com livro, folha e termo originais.

Quem nasceu em um distrito rural foi registrado na sede do município?

Não necessariamente. O art. 44 da Lei nº 8.935/1994 exige ao menos um registrador civil em cada sede municipal e permite, em municípios extensos, um registrador em cada sede distrital. Muitos registros antigos estão em cartórios de distrito. Se a serventia distrital foi extinta, os livros tendem a estar com o cartório que absorveu suas atribuições.

Não encontrei o registro em lugar nenhum. Ele pode não existir?

Pode. Há pessoas que nunca foram registradas ou cujo registro se perdeu. Na falta de registro, a lei prevê o registro tardio, feito no lugar de residência do interessado (art. 46 da Lei nº 6.015/1973). Se o livro foi extraviado ou danificado, o Provimento CNJ nº 149/2023 prevê procedimentos de restauração, em alguns casos no próprio cartório.

Como descobrir o cartório de casamento dos meus pais?

A certidão de nascimento do filho costuma ser o atalho, porque o art. 54 da Lei de Registros Públicos manda o assento de nascimento indicar o lugar e o cartório onde os pais se casaram. A certidão de óbito de um dos pais também deve trazer o cartório de casamento. Se nenhum dos dois estiver disponível, peça a busca nos índices.

Posso descobrir o cartório de alguém que não é da minha família?

Pode buscar e pedir a certidão em breve relato sem explicar o motivo, porque o art. 17 da Lei nº 6.015/1973 permite a qualquer pessoa pedir certidão do registro. As limitações aparecem no inteiro teor e em registros com dados sensíveis, como adoção e alteração de nome, que exigem requerimento e, para terceiros, autorização judicial.