Lista de documentos para venda de imóvel: checklist do vendedor

Quais documentos o vendedor precisa para vender um imóvel?

A lista de documentos para venda de imóvel, do lado do vendedor, tem três blocos: quem vende (identidade e estado civil), o que se vende (matrícula, tributos, condomínio) e a situação pessoal do vendedor (certidões de débitos e ações). A tabela reúne o conjunto usual para vendedor pessoa física de imóvel urbano; tabeliães, bancos e compradores podem pedir mais, e as regras variam por estado e município.

Esta série de listas tem como guia principal a lista de documentos para casamento civil, que explica a certidão que define se o cônjuge assina a venda. O mesmo negócio visto pelo outro lado está na lista de documentos para compra de imóvel, e a análise completa das certidões, no pacote de certidões para compra e venda de imóveis.

Quais documentos a lei exige do vendedor na escritura?

A lei exige poucos: identificação das partes, comprovante do ITBI, certidões fiscais e certidões de propriedade e de ônus reais. O art. 1º da Lei nº 7.433/1985 proíbe pedir, para atos notariais, documentos além dos que ela determina, e o § 2º manda o tabelião consignar esses documentos na escritura.

O art. 1º do Decreto nº 93.240/1986 detalha a lista e dá validade de 30 dias à certidão de ações reais e pessoais reipersecutórias e à de ônus reais. O § 3º pesa sobre o vendedor: apresentar as certidões não o livra de declarar na escritura, sob responsabilidade civil e penal, outras ações e ônus que conheça sobre o imóvel. Omitir um processo, portanto, é risco do próprio vendedor.

O tabelião também consulta a Central Nacional de Indisponibilidade de Bens. Pelo art. 320-F do Provimento CNJ nº 149/2023, a ordem de indisponibilidade não impede a escritura, mas as partes são cientificadas e o fato fica consignado no ato. Veja como funciona a escritura de compra e venda.

O vendedor casado precisa da assinatura do cônjuge?

Em regra, sim. O art. 1.647 do Código Civil proíbe o cônjuge de alienar imóvel sem autorização do outro, exceto no regime da separação absoluta. Se o cônjuge recusar sem motivo justo ou não puder assinar, o art. 1.648 permite ao juiz suprir a autorização. Por isso a certidão de casamento atualizada é um dos primeiros documentos que o tabelião confere.

A certidão mostra o regime de bens, divórcios e viuvez, e indica se há pacto antenupcial. Se o nome mudou com o casamento ou o divórcio, a mudança precisa estar averbada na matrícula, conforme o art. 167, II, 5, da Lei de Registros Públicos. Casos especiais pedem atenção: pelo art. 496 do Código Civil, a venda de pai para filho é anulável sem o consentimento expresso dos outros descendentes e do cônjuge do vendedor.

Quem paga as dívidas de IPTU e condomínio até a venda?

O vendedor. O art. 502 do Código Civil diz que, salvo convenção em contrário, o vendedor responde por todos os débitos que gravem a coisa até o momento da entrega. O comprador exige a quitação porque as dívidas acompanham o imóvel: pelo art. 130 do Código Tributário Nacional, o IPTU passa ao adquirente, salvo se o título provar a quitação.

No condomínio, o art. 1.345 do Código Civil faz o comprador responder pelas dívidas do vendedor, e o art. 4º da Lei nº 4.591/1964 condiciona a alienação à prova de quitação. O art. 2º, § 2º, da Lei 7.433/1985 aceita como prova a declaração do vendedor, sob as penas da lei, feita na escritura. Muitos compradores preferem a declaração do síndico. Entenda a certidão negativa de débitos imobiliários.

Por que o vendedor deve tirar a matrícula antes de anunciar?

Porque é o documento que o comprador, o corretor e o banco vão pedir primeiro, e problemas nela atrasam ou derrubam a venda. Pelo art. 1.245 do Código Civil, só o registro transfere a propriedade, e enquanto não houver registro o vendedor continua dono. Se a matrícula mostra outro proprietário, uma hipoteca não cancelada ou área construída não averbada, é o vendedor quem precisa corrigir.

A Lei nº 6.015/1973 ajuda no planejamento. O art. 19, § 10, fixa prazos máximos de 4 horas para a certidão de inteiro teor eletrônica com número da matrícula, 1 dia para a certidão da situação jurídica atualizada e 5 dias para os demais casos, e o § 11 diz que a certidão de inteiro teor basta para provar propriedade e ônus. A construção é averbada na matrícula pelo art. 167, II, 4. Saiba o que observar na matrícula do imóvel.

Quando o vendedor paga imposto de renda sobre a venda?

Quando vende por valor maior que o custo de aquisição declarado, há ganho de capital tributável. O art. 21 da Lei nº 8.981/1995 fixa alíquotas de 15% sobre a parcela do ganho até R$ 5 milhões, subindo em faixas até 22,5% acima de R$ 30 milhões. O imposto vence no último dia útil do mês seguinte ao recebimento e não entra no ajuste anual.

Há isenções. O art. 23 da Lei nº 9.250/1995 isenta o ganho na venda do único imóvel, de até R$ 440 mil, sem outra alienação nos últimos cinco anos. O art. 39 da Lei nº 11.196/2005 isenta quem aplica o valor na compra de outro imóvel residencial no país em até 180 dias, uma vez a cada cinco anos. A lei prevê ainda fatores de redução do ganho. Confirme o cálculo com um contador.

O que muda quando o vendedor é empresa, espólio ou procurador?

Muda quem assina e que documentos provam esse poder. Se o vendedor é empresa, entram o contrato social ou estatuto, a certidão da Junta Comercial e a prova de quem tem poderes para vender. As certidões passam a ser pelo CNPJ, e a certidão conjunta federal sai no serviço de certidão de regularidade fiscal do gov.br, gratuita e válida por 180 dias.

Se o dono morreu, o imóvel é do espólio, e a venda depende do inventário e, em regra, de autorização judicial ou da partilha registrada; a lista de documentos para inventário organiza essa etapa. Se alguém vende por procuração, o tabelião pede a procuração pública com poderes específicos e, em geral, uma certidão de procuração recente, que mostra que ela não foi revogada.

Qual é o passo a passo para o vendedor organizar os documentos?

1. Tire a matrícula atualizada Confira proprietário, descrição, área construída e ônus antes de anunciar.
2. Regularize o que estiver pendente Averbe construção, casamento ou divórcio e cancele hipoteca já quitada.
3. Quite tributos e condomínio Emita a certidão de débitos na prefeitura e peça a declaração do síndico.
4. Atualize a certidão de estado civil Peça certidão de nascimento ou casamento recente e combine a assinatura do cônjuge.
5. Emita as certidões pessoais Certidão federal, CNDT e, se o comprador pedir, distribuição e protesto das comarcas onde morou.
6. Renove perto da escritura Peça nova certidão de ônus para respeitar os 30 dias na data da assinatura.
7. Assine e acompanhe o registro Depois da escritura, confirme que o comprador registrou o título na matrícula.
8. Apure o ganho de capital Calcule e pague o imposto no prazo, ou documente a isenção aplicável.

Quem vende para comprador que vai financiar deve contar com análise extra do banco; veja a lista de documentos para financiamento imobiliário. Se preferir terceirizar as certidões, o Documento no Brasil faz os pedidos on-line.

Perguntas frequentes

Quem paga a escritura e o registro na venda de imóvel?

Salvo cláusula em contrário, o comprador. O art. 490 do Código Civil põe as despesas de escritura e registro a cargo do comprador e as da tradição, ou entrega, a cargo do vendedor. O ITBI costuma ser pago pelo comprador, conforme a lei municipal. Já as certidões pessoais e a regularização da matrícula costumam ficar com o vendedor, mas as partes podem combinar outra divisão.

Imóvel com dívida de IPTU pode ser vendido?

Pode, mas o débito acompanha o imóvel e passa ao comprador, salvo se a escritura provar a quitação, conforme o Código Tributário Nacional. Por isso o comprador costuma exigir o pagamento antes da assinatura ou o desconto do valor no preço. O Decreto 93.240/1986 permite ao comprador dispensar a certidão municipal, mas quem dispensa assume os débitos existentes.

Posso vender imóvel que ainda está financiado?

Pode, mas o imóvel está em garantia do banco, em alienação fiduciária ou hipoteca, e a garantia precisa ser quitada ou transferida. O caminho comum é quitar o saldo com parte do preço e averbar o cancelamento da garantia na matrícula. Peça ao banco o saldo devedor e o termo de quitação com antecedência, porque isso define o cronograma da escritura.

O vendedor divorciado precisa de algum documento especial?

Precisa da certidão de casamento com a averbação do divórcio e, se o imóvel foi partilhado, do título da partilha registrado na matrícula. Se a partilha ainda não foi registrada, a matrícula continua em nome do casal, e o ex-cônjuge pode ter de assinar. Regularize o registro antes de anunciar para evitar exigências do tabelião e do banco do comprador.

Qual o prazo para pagar o imposto sobre o ganho de capital?

Segundo a Lei 8.981/1995, o imposto deve ser pago até o último dia útil do mês seguinte ao recebimento do valor. O ganho é apurado e tributado em separado e não integra a base de cálculo da declaração de ajuste anual. O pagamento em atraso gera multa e juros. Em vendas parceladas ou com isenção, confirme o procedimento com um contador ou na Receita Federal.

É obrigatório fazer escritura pública para vender imóvel?

Em regra, sim. O art. 108 do Código Civil exige escritura pública para transferir direitos reais sobre imóveis de valor superior a trinta vezes o maior salário mínimo, salvo se a lei dispuser de outra forma. Há exceções legais, como o instrumento particular do art. 61 da Lei 4.380/1964, usado em financiamentos habitacionais. Contrato particular de compra e venda, sozinho, não transfere a propriedade.

O imóvel com área construída sem averbação pode ser vendido?

Pode ser negociado, mas a escritura descreve o imóvel como está na matrícula, e bancos costumam recusar financiamento de construção não averbada. A averbação costuma exigir o habite-se da prefeitura e outros documentos definidos pelo Registro de Imóveis. Regularizar antes de vender amplia o público comprador e evita desconto no preço. Consulte o Registro de Imóveis sobre as exigências locais.

Imóvel de herança pode ser vendido antes do fim do inventário?

Em regra, só com autorização do juiz no inventário judicial. No inventário feito em cartório, a possibilidade depende das normas do CNJ e da corregedoria do estado, e o tabelião orienta o caso. Sem essa base, o comprador pode não conseguir registrar a escritura. O caminho mais seguro é concluir a partilha, registrá-la na matrícula e só então vender.