Pacote de certidões para compra e venda de imóveis: quais pedir e por quê

O que é o pacote de certidões numa compra e venda de imóvel?

É o conjunto de certidões sobre o imóvel e sobre quem vende que o comprador, o banco ou o tabelião analisam antes da escritura. Não é um documento único, e sim uma lista que muda conforme o tipo de imóvel, o vendedor e a forma de pagamento. O objetivo é responder a três perguntas: quem é o dono, o que pesa sobre o imóvel e se o vendedor tem dívidas capazes de comprometer a venda.

Cada certidão responde a uma parte. A certidão de imóvel emitida pelo Registro de Imóveis mostra propriedade e ônus reais, e saber o que observar na matrícula do imóvel é o primeiro filtro da análise. As certidões municipais mostram dívidas de IPTU e taxas. As certidões pessoais do vendedor mostram dívidas fiscais, trabalhistas, protestos e ações judiciais. Nenhuma delas substitui as outras.

Este guia é o ponto de partida da série sobre imóveis e patrimônio. Cada item do pacote tem um artigo próprio, citado ao longo do texto, com o detalhamento de como pedir e interpretar.

Quais certidões compõem o pacote de compra e venda?

O pacote se divide em documentos do imóvel, do vendedor e do pagamento de impostos. A tabela resume os itens mais pedidos por tabeliães, bancos e advogados; a exigência concreta depende do caso e do estado.

Para vendedor pessoa jurídica entram ainda documentos societários da Junta Comercial e prova de quem tem poderes para assinar. As versões em forma de checklist, separadas por lado da negociação, estão na lista de documentos para compra de imóvel e na lista de documentos do vendedor.

Quais certidões a lei exige para lavrar a escritura?

A lei exige poucas: o comprovante de pagamento do ITBI, as certidões fiscais e as certidões de propriedade e de ônus reais. É o que diz o art. 1º, § 2º, da Lei nº 7.433/1985, que manda o tabelião consignar esses documentos na escritura. O art. 1º da mesma lei proíbe exigir, para atos notariais, documentos além dos que ela determina.

O Decreto nº 93.240/1986, que regulamenta a lei, detalha a lista. Para imóvel urbano, as certidões fiscais são as dos tributos que incidem sobre o imóvel; para rural, o CCIR do Incra com a prova de quitação do ITR. A certidão de ações reais e pessoais reipersecutórias e a de ônus reais, do Registro de Imóveis, valem 30 dias para esse fim.

O mesmo decreto permite ao comprador dispensar as certidões de tributos municipais, mas quem dispensa responde pelos débitos existentes. Além disso, o art. 320-F do Provimento CNJ nº 149/2023 obriga tabeliães e registradores a consultar a Central Nacional de Indisponibilidade de Bens (CNIB) e a consignar o resultado no ato. A escritura em si é explicada no artigo sobre escritura de compra e venda.

Se a lei não exige certidões do vendedor, por que pedi-las?

Porque a lei protege o comprador de boa-fé contra o que não está na matrícula, mas não elimina todos os riscos. Desde a Lei 14.382/2022, o art. 54, § 2º, da Lei nº 13.097/2015 diz que certidões forenses ou de distribuidores judiciais não são exigidas para a validade do negócio nem para caracterizar a boa-fé do comprador.

Na prática, bancos, advogados e muitos compradores continuam pedindo as certidões pessoais. O art. 792, IV, do Código de Processo Civil ainda trata como fraude à execução a venda feita quando tramitava contra o devedor ação capaz de reduzi-lo à insolvência. A aplicação dessa regra frente ao art. 54 é tema de debate jurídico, e a certidão é a forma mais simples de saber se o risco existe.

Há também dívidas que acompanham o imóvel, e não o vendedor. Pelo art. 130 do Código Tributário Nacional, impostos e taxas sobre o imóvel passam para o comprador, salvo se o título provar a quitação. E o art. 1.345 do Código Civil faz o adquirente responder pelas dívidas de condomínio do vendedor. Veja mais em certidão negativa de débitos imobiliários.

O que muda quando o vendedor é casado, empresa ou espólio?

Muda quem precisa assinar e quais documentos extras entram no pacote. Pelo art. 1.647 do Código Civil, o vendedor casado precisa de autorização do cônjuge para vender imóvel, exceto no regime de separação absoluta. Por isso a certidão de casamento atualizada é essencial: mostra regime de bens, divórcio ou viuvez, e se há pacto antenupcial.

Se o vendedor é empresa, as certidões passam a ser pesquisadas pelo CNPJ, e é preciso comprovar, com o contrato social ou estatuto e a certidão da Junta Comercial, quem tem poderes para vender. Dívidas previdenciárias e tributárias federais da empresa aparecem na Certidão Conjunta, emitida no serviço de certidão de regularidade fiscal do gov.br, que qualquer pessoa pode emitir.

Se o dono morreu, o imóvel pertence ao espólio, e a venda depende do inventário, judicial ou em cartório, e em regra de autorização ou partilha registrada. Nesses casos, entram certidão de óbito, documentos dos herdeiros e a escritura ou formal de partilha. A lista de documentos para inventário ajuda a organizar essa etapa.

Em que ordem pedir as certidões para não perder a validade?

Comece pela matrícula, siga pelas certidões do imóvel e deixe as pessoais do vendedor para a reta final, dentro de 30 dias da escritura. Assim, um problema grave aparece antes de você gastar com o resto, e nenhuma certidão vence antes da assinatura.

1. Peça a matrícula atualizada Antes de qualquer sinal, confira proprietário, descrição e ônus. Se houver penhora ou indisponibilidade, pare e avalie.
2. Confira tributos e condomínio Solicite a certidão de débitos imobiliários na prefeitura e a declaração de quitação do condomínio.
3. Levante a situação do vendedor Emita a Certidão Conjunta federal e a CNDT, que são on-line, e peça as certidões de distribuição e de protesto das comarcas onde ele mora e onde fica o imóvel.
4. Confira o estado civil Peça certidão de nascimento ou casamento atualizada para saber quem precisa assinar.
5. Analise resultados positivos Para cada apontamento, obtenha a certidão de objeto e pé ou o comprovante de quitação.
6. Renove o que vencer Perto da escritura, peça nova certidão da matrícula para respeitar o prazo de 30 dias.
7. Pague o ITBI e assine Com o pacote completo, recolha o ITBI, assine a escritura e leve-a a registro.

O último passo é o que transfere a propriedade: pelo art. 1.245 do Código Civil, só o registro do título no Registro de Imóveis faz do comprador o dono. Um roteiro de prevenção mais amplo está em como reduzir riscos documentais na compra de imóvel.

Quanto custa e quanto tempo leva montar o pacote?

Não há um valor único: cada certidão tem emolumento ou taxa própria, definidos por estado ou município. Algumas são gratuitas. A CNDT, por exemplo, é expedida gratuita e eletronicamente e vale 180 dias, conforme o art. 642-A da CLT, incluído pela Lei nº 12.440/2011, e é emitida no site do TST.

Os prazos de emissão também têm referência legal. Pelo art. 19, § 10, da Lei nº 6.015/1973, o Registro de Imóveis tem até 4 horas para a certidão de inteiro teor eletrônica com número da matrícula e até 5 dias para os demais casos. Pelo art. 27 da Lei nº 9.492/1997, a certidão de protesto sai em até cinco dias úteis e abrange pelo menos os cinco anos anteriores.

Certidões de tribunais e prefeituras seguem prazos e taxas locais, que variam por estado e município; consulte o site de cada órgão antes de planejar a data da escritura. O custo total do pacote cresce com o número de comarcas pesquisadas e de páginas da matrícula. Se preferir terceirizar, a Documento no Brasil solicita as certidões do pacote.

Como interpretar uma certidão positiva no pacote?

Certidão positiva não significa automaticamente que o negócio deve ser desfeito; significa que existe algo a entender. O primeiro passo é identificar o processo, a dívida ou o título, e depois avaliar se ele pode atingir o imóvel ou comprometer o vendedor a ponto de tornar a venda ineficaz.

Uma ação de cobrança pequena, já quitada, tem peso diferente de uma execução fiscal milionária. Peça a certidão de objeto e pé ao cartório judicial, consulte o andamento no site do tribunal e exija comprovantes. Os textos sobre pesquisa de processos judiciais e pesquisa de protesto explicam como ler cada caso.

Quando a dúvida é sobre o patrimônio total do vendedor, a pesquisa de bens ajuda a saber se ele tem outros imóveis capazes de cobrir as dívidas. Em imóveis rurais, confira também as garantias típicas do campo: veja documentos do imóvel rural e o que verificar no penhor de safra. Diante de qualquer positiva relevante, consulte um advogado.

Perguntas frequentes

Quem paga as certidões na compra e venda de imóvel?

A lei não trata das certidões. O art. 490 do Código Civil diz que, salvo cláusula em contrário, escritura e registro ficam a cargo do comprador. As certidões do vendedor costumam ser providenciadas por ele, mas as partes podem combinar outra divisão. Como o maior interessado na análise é o comprador, muitas vezes ele próprio pede as certidões para ter controle sobre datas e comarcas.

O tabelião pode recusar a escritura sem as certidões pessoais do vendedor?

Em regra, não pode exigi-las como condição, porque a Lei 7.433/1985 limita os documentos obrigatórios e a Lei 13.097/2015 dispensa certidões de distribuidores para a validade do negócio. Normas estaduais podem prever que a escritura mencione a dispensa ou a apresentação dessas certidões. Pergunte ao tabelião como ele procede e decida com base na sua própria análise de risco.

Em quais comarcas pedir as certidões do vendedor?

A prática mais segura é pedir na comarca onde o vendedor mora, na comarca onde fica o imóvel e onde ele morou ou teve empresa nos últimos anos. A Justiça Federal e a do Trabalho têm certidões de abrangência própria. Quanto mais cidades o vendedor tem no histórico, maior deve ser a pesquisa.

Imóvel financiado pelo banco dispensa as certidões?

Não. O banco faz a própria análise e exige um pacote, geralmente maior que o da escritura, porque o imóvel vai ficar como garantia do empréstimo. Mas a análise do banco protege o crédito dele, não necessariamente o comprador. Vale conferir as certidões por conta própria antes de pagar o sinal ao vendedor.

Certidão positiva com efeito de negativa impede a compra?

Não impede. Pelo art. 206 do Código Tributário Nacional, ela tem os mesmos efeitos da negativa quando os créditos não venceram, estão em execução com penhora efetivada ou têm exigibilidade suspensa. Para a compra, entenda a origem e o valor da dívida e confirme que a situação continua regular. Guarde a certidão junto com a escritura.

O pacote de certidões é diferente para imóvel na planta?

É diferente. Na compra na planta, além das certidões da construtora, é preciso conferir a matrícula do terreno e o registro da incorporação imobiliária no Registro de Imóveis. Pelo art. 32 da Lei nº 4.591/1964, o incorporador só pode vender as futuras unidades depois desse registro. A análise da empresa incorporadora pesa mais do que a de um vendedor pessoa física.

Preciso de certidão do imóvel mesmo comprando de parente?

Sim. Parentesco não afasta penhoras, hipotecas, indisponibilidades nem dívidas de IPTU e condomínio que acompanham o imóvel. Em doações ou vendas entre familiares, a matrícula e as certidões também evitam problemas futuros no inventário e com outros herdeiros. O custo das certidões é pequeno perto do valor que elas protegem.

Quanto tempo antes da escritura devo pedir as certidões?

O ideal é pedir as certidões de ônus reais e ações do Registro de Imóveis nos 30 dias anteriores à escritura, prazo de validade fixado pelo Decreto 93.240/1986 para esse fim. As pessoais do vendedor podem ser pedidas um pouco antes, desde que ainda válidas na data. A matrícula deve ser conferida já no início da negociação.